ERP

Μια λύση ERP βοηθάει μία επιχείρηση να:

Στην ουσία ένα σύστημα ERP, αποτελείται από επιμέρους ενσωματωμένες εφαρμογές (γνωστές ως modules), τις οποίες η επιχείρηση αξιοποιεί για να συγκεντρώνει, να αποθηκεύει, να διαχειρίζεται και σε τελική ανάλυση, να ερμηνεύει δεδομένα για πολλές (ιδανικά όλες) από τις δραστηριότητές της. Μερικά από τα modules ενός συστήματος ERP είναι:

• Εμπορική Διαχείριση
• Οικονομική Διαχείριση
• Έσοδα-Έξοδα
• Γενική Λογιστική
• Διαχείριση Παγίων
• Διαχείριση Αποθήκης
• Διαχείριση Ανθρώπινων
• Πόρων (HRM)
• Μισθοδοσία
• Διαχείριση Διανομής
• Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας
• Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων (CRM)
• Διαχείριση Λιανικής
• Προϊοντικός Σχεδιασμός
• Διαχείριση Παραγωγής
• Διαχείριση Υπηρεσιών
• Χρηματοοικονομική Λογιστική
• Πωλήσεις
• Marketing
• Τιμολόγηση

Αυτή η δομή προσφέρει πολύ μεγάλη ευελιξία σε μια λύση ERP, αφού ουσιαστικά η ίδια η λύση προσαρμόζεται κάθε φορά, σύμφωνα με τις ανάγκες του εκάστοτε πελάτη.

Για παράδειγμα, ένα κατάστημα που δραστηριοποιείται μόνο στην πώληση προϊόντων, μπορεί να εγκαταστήσει μόνο τα modules που την αφορούν, όπως τη λογιστική, τη διαχείριση αποθήκης και των παραγγελιών. Από την άλλη, ένα εργοστάσιο χρειάζεται και διαχείριση παραγωγής, πρώτων υλών και προμηθευτών.

Μάλιστα, είναι σημαντικό να τονίσουμε ότι κάθε εταιρεία διαφέρει ως προς τις λειτουργίες της σε σχέση με μια άλλη, ακόμη κι αν ανήκουν στον ίδιο κλάδο. Η δυνατότητα ενός καλοσχεδιασμένου ERP -όπως αυτό της SoftΟne- να προσαρμόζεται ακριβώς στις ανάγκες του πελάτη, και μάλιστα χωρίς πολύ χρόνο και κόστος, είναι ένα πλεονέκτημα που μπορεί να κάνει τη διαφορά.

Επιπλέον, ένα σωστά σχεδιασμένο ERP θα πρέπει και να μπορεί να ικανοποιεί τις μελλοντικές ανάγκες της επιχείρησης. Με τον ίδιο τρόπο και με την ίδια ευκολία, θα πρέπει να μπορούν να ενεργοποιηθούν πρόσθετα modules στο μέλλον.

Όταν μια επιχείρηση έχει αναγνωρίσει τις γενικές και ιδιαίτερες ανάγκες της, και εξετάζει τις επιλογές της για μια λύση ERP, εκτός από το κόστος της λύσης και το κατά πόσο αυτή καλύπτει τις παραπάνω ανάγκες, έχει σημασία να εξετάσει και τα χαρακτηριστικά της ίδιας της λύσης, όπως και των επιπλέον υπηρεσιών που προσφέρει η εταιρεία ανάπτυξης ERP.

Έτσι, θα πρέπει να συγκριθούν τα επιμέρους χαρακτηριστικά των ERP προγραμμάτων, καθώς και των εταιρειών ανάπτυξής τους, ώστε οι διαδικασίες μετάβασης, εγκατάστασης, εκμάθησης και τελικά χρήσης της εφαρμογής, να ολοκληρωθούν έγκαιρα και χωρίς προβλήματα.

Πιο συγκεκριμένα, τα χαρακτηριστικά και οι επιπλέον υπηρεσίες που πρέπει να εξεταστούν είναι:

• Έκδοση εφαρμογής: Καλύπτονται οι ανάγκες της επιχείρησης από τα έτοιμα πακέτα μιας έκδοσης ERP;
• Χρόνος υλοποίησης: Πόσο θα διαρκέσει η ολοκλήρωση και παράδοση της λύσης;
• Δυνατότητα μεταφοράς δεδομένων: Τι έτοιμες επιλογές παρέχονται για data migration;
• Συχνότητα αναβάθμισης: Πόσο συχνά αναβαθμίζεται το ERP ώστε να συμπεριλαμβάνει καίριες διορθώσεις και να καλύπτει/προσθέτει νέες δυνατότητες;
• Τύπος εγκατάστασης και deployment options: Υπάρχει η δυνατότητα επιλογής μεταξύ SaaS (Software as a Service) και on-premise (in-house) μοντέλου;
• Security: Τι ασφάλεια παρέχει όσον αφορά τα επιχειρησιακά δεδομένα και πληροφορίες;
• Ταχύτητα: Πόσο γρήγορα «φορτώνει» τις πληροφορίες/δεδομένα που χρειάζεται η επιχείρηση;
• Scalability: Πόσο έτοιμο είναι το σύστημα ERP ώστε να ενσωματώσει τυχόν απαιτούμενες αλλαγές, καθώς η επιχείρηση θα αναπτύσσεται και επεκτείνεται;
• Adaptability: Υπάρχει η δυνατότητα προσαρμογής της λύσης στις ιδιαίτερες ανάγκες της επιχείρησης;
• Platform: Πόσο φιλική στο χρήστη, είναι η πλατφόρμα ERP;
• Training: Υπάρχει δυνατότητα εκπαίδευσης, αλλά και συνεχούς πληροφόρησης για τις νέες εκδόσεις;

• Αγορά (Software License): Το συγκεκριμένο μοντέλο διάθεσης αναφέρεται στην περίπτωση που η επιχείρηση προμηθεύεται ένα σύστημα ERP, αγοράζοντας άδειες χρήσης για αόριστο χρονικό διάστημα. Πέραν της αρχικής αγοράς, η επιχείρηση καταβάλλει ετησίως και ένα ποσό για το δικαίωμα χρήσης των νεότερων εκδόσεων του λογισμικού.
• Ενοικίαση (Subscription): Στη συγκεκριμένη περίπτωση, η επιχείρηση καταβάλλει μία συνδρομή (συνήθως ετήσια) για την άδεια χρήσης του ERP το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Η ετήσια συνδρομή περιλαμβάνει συνήθως και τυχόν αναβαθμίσεις και νέες εκδόσεις του λογισμικού για την ίδια περίοδο.

• On-premise: Το σύστημα ERP εγκαθίσταται σε εξοπλισμό της επιχείρησης. Με το συγκεκριμένο μοντέλο, η επιχείρηση έχει την ευθύνη τόσο για την υποδομή, όσο και για τη λειτουργία, συντήρηση και διαχείριση του λογισμικού (υποστήριξη, αναβάθμιση, δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας κ.λπ.)
• SaaS: To ERP φιλοξενείται σε Cloud εξοπλισμό του παρόχου του λογισμικού, ο οποίος έχει και την ευθύνη λειτουργίας και υποστήριξής του. Η επιχείρηση χρησιμοποιεί το λογισμικό με τη μορφή μίας συνδρομητικής υπηρεσίας, το τίμημα της οποίας περιλαμβάνει και όλες τις υπηρεσίες που προσφέρει ο πάροχος.
• Hosted: Στο συγκεκριμένο μοντέλο λειτουργίας, το σύστημα ERP φιλοξενείται σε Cloud υποδομή του παρόχου, ωστόσο η επιχείρηση εξακολουθεί και φέρει τη συνολική ευθύνη για τη λειτουργία και τη διαχείριση του λογισμικού.

To ERP δεν απευθύνεται μόνο σε μεγάλες επιχειρήσεις. Αντιθέτως, ακόμα και οι πιο μικρές εταιρείες μπορούν να ωφεληθούν από τα πλεονεκτήματα που προσφέρει.

Από τη στιγμή που ο ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης αντιλαμβάνεται ότι τo Excel ή/και ένα απλό πρόγραμμα λογιστικής δεν είναι πια αρκετά για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων του, κρίνεται απαραίτητη η υλοποίηση μίας λύσης ERP. Βέβαια, η επιλογή δεν είναι καθόλου απλή και οι προβληματισμοί που μπορεί να έχει η επιχείρηση, είναι αρκετοί. Εκτός από τους διάφορους κατασκευαστές συστημάτων ERP, υπάρχουν και πολλές επιλογές εγκατάστασης (on-premise ή στο Cloud για παράδειγμα).

Ένα άλλο σημείο που προκαλεί προβληματισμό είναι κατά πόσον η υλοποίηση ενός συστήματος ERP, προϋποθέτει την ύπαρξη ή τη δημιουργία ενός τμήματος IT στην επιχείρηση. Η ύπαρξη ενός τέτοιου τμήματος είναι ιδιαίτερα χρήσιμη. Ωστόσο, η πρακτική που ακολουθείται συνήθως είναι ότι ο σύμβουλος της εταιρείας ανάπτυξης του συστήματος αναλαμβάνει τόσο την εγκατάσταση και το στήσιμο/παραμετροποίησή του, όσο και τη συντήρησή του που περιλαμβάνεται στο σχετικό συμβόλαιο.

Η υιοθέτηση ενός συστήματος ERP, συνεπάγεται και αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο εργάζονται οι άνθρωποι της επιχείρησης, καθώς τα e-mail και τα φύλλα εργασίας του Excel αντικαθίστανται από έναν ενιαίο και προηγμένο τρόπο ροής καθημερινών tasks. Επίσης, καθοριστικής σημασίας για την επιλογή ενός συστήματος ERP και για την άντληση των πλεονεκτημάτων που αυτό προσφέρει, αποτελεί η ευκολία χρήσης του.